Telefonassistenten
Eingehende Anrufe werden entgegengenommen, die Absicht identifiziert und Anrufer an das richtige Ziel weitergeleitet. Standardfragen werden automatisch beantwortet – komplexe oder sensible Gespräche werden mit Kontext an einen Mitarbeiter übergeben.
Was es tut
Beantwortet eingehende Anrufe, klassifiziert die Absicht und leitet Anrufer nach definierten Regeln weiter.
Womit es arbeitet
Integriert sich in Ihre bestehende Telefonleitung oder Ihr VoIP-System – keine Hardwareänderungen erforderlich.
Wann es übergibt
Verkäufe, Reklamationen oder kontextsensitive Anrufe werden an eine Person übergeben – mit einer aufgezeichneten Zusammenfassung.
Wo es speichert
Gesprächszusammenfassung, Absichtsnotiz und Weiterleitungsdetails werden in Ihr CRM oder das vorgesehene System eingetragen.
Systemlogik
- 01
Anruf geht ein
Das System übernimmt die Leitung. Eine Begrüßungsnachricht wird abgespielt.
- 02
Absicht wird erkannt
Der Zweck des Anrufers wird per Spracheingabe oder Tastaturwahl ermittelt.
- 03
Antwort oder Weiterleitung
Liegt das Anliegen im Bereich des Bots, antwortet dieser. Andernfalls wird der Anrufer an die entsprechende Leitung oder Person weitergeleitet.
- 04
Eintrag wird erstellt
Anrufzusammenfassung und Absichtsinformationen werden in das vorgesehene System eingetragen.
Umfang
Der Telefonassistent löst nicht jeden Anruf – das wird auch nicht erwartet. Im Umfang enthalten: Standard-Informationsanfragen, Weiterleitung, Terminbestätigung, Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten. Nicht im Umfang enthalten: Verkaufsverhandlungen, Reklamationsbearbeitung, beziehungsabhängige Gespräche.
Diese Grenze wird in der Designphase geklärt. Für jeden unklaren Fall wird vorab eine Standardaktion definiert.
ein auf Terminbasis arbeitendes Büro
Selbst während der Geschäftszeiten blieben Anrufe unbeantwortet, wenn die Telefonleitungen besetzt waren. Standardfragen – Wegbeschreibungen, Öffnungszeiten, Terminbestätigung – lenkten jedes Mal jemanden ab. Ein Telefonassistent übernahm diese Anrufe. Gespräche außerhalb des Zuständigkeitsbereichs wurden sofort an die richtige Person weitergeleitet. Das Team gewann den ganzen Tag über ununterbrochene Arbeitszeit.
Niemals ein Besetztzeichen. Niemals ein verpasster Anruf.
Die hier bereitgestellten Informationen dienen als Entwurf; jede Automatisierung wird speziell für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre spezifischen Workflows konzipiert.
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